Guía completa de Verifactu: qué es, quién está obligado y cómo implementarlo en tu empresa
Verifactu es el nuevo sistema de facturación verificada impulsado por la Agencia Tributaria española. Si tienes una empresa o eres autónomo, este sistema va a cambiar la forma en que emites tus facturas. En esta guía te explicamos todo lo que necesitas saber: qué es, qué dice la ley, quién está obligado, cuándo entra en vigor y cómo adaptarte sin complicaciones.
¿Qué es Verifactu?
Verifactu es un sistema de registro y remisión voluntaria —y en algunos casos obligatoria— de registros de facturación a la Agencia Tributaria (AEAT). Su nombre proviene de «facturación verificable»: cada factura emitida genera un registro con una huella digital (hash SHA-256) que encadena todas las facturas anteriores, haciendo imposible la alteración retroactiva de los datos sin que la AEAT lo detecte.
El objetivo es claro: eliminar el software de doble uso (también conocido como «software de ocultación de ventas» o «caja B») y garantizar la integridad de los registros contables de las empresas españolas.
Verifactu no es lo mismo que la facturación electrónica entre empresas (que regula la Ley Crea y Crece). Son dos marcos normativos distintos con calendarios distintos. Verifactu afecta a los sistemas informáticos de facturación; la factura electrónica B2B afecta al formato de las facturas intercambiadas entre empresas.
Marco legal: el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024
El sistema Verifactu encuentra su base legal en dos normas fundamentales:
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre
Este real decreto aprobó el Reglamento por el que se establecen los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Es la norma de rango reglamentario que define qué deben cumplir los sistemas de facturación.
Sus puntos clave son:
- Todos los sistemas de facturación deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
- Se prohíbe expresamente el software de doble uso que permita llevar contabilidades paralelas o alterar registros ya emitidos.
- Se establece el sistema Verifactu como modalidad de cumplimiento mediante remisión de registros a la AEAT en tiempo real.
- Existe una modalidad alternativa: conservar los registros sin remisión a la AEAT, pero con requisitos técnicos más exigentes (firma electrónica de cada registro).
Orden HAC/1177/2024, de 28 de octubre
Esta orden ministerial desarrolla técnicamente el reglamento y establece:
- El formato XML de los registros de facturación que deben remitirse a la AEAT.
- Las especificaciones del algoritmo de hash (SHA-256) para el encadenamiento de registros.
- Los campos obligatorios de cada registro: NIF emisor, número de factura, fecha, importe, tipo impositivo, código QR verificable.
- Los plazos de adaptación técnica para los proveedores de software.
- Las condiciones de acceso al servicio web de la AEAT para la remisión de registros.
¿Cómo funciona técnicamente Verifactu?
El funcionamiento técnico de Verifactu se basa en tres elementos:
1. Encadenamiento hash
Cada factura genera un registro que incluye los datos de la factura más el hash SHA-256 de la factura anterior. Esto crea una cadena irrompible: si alguien modificase una factura ya emitida, el hash de la siguiente factura no cuadraría, y la AEAT lo detectaría inmediatamente.
2. Código QR en cada factura
Cada factura emitida con Verifactu debe incluir un código QR que enlaza a la sede electrónica de la AEAT. Cualquier persona (compradores, auditores, inspectores) puede escanear ese código y verificar en tiempo real que la factura está registrada y sus datos son correctos. Esto elimina de facto la posibilidad de facturas falsas.
3. Remisión a la AEAT
En la modalidad Verifactu completa, cada registro se envía a la AEAT en el momento de la emisión mediante un servicio web. La AEAT devuelve un código de respuesta que confirma la recepción. El envío puede realizarse en tiempo real o de forma diferida (máximo en el plazo de conservación de registros).
¿Quién está obligado a cumplir con Verifactu?
El ámbito de aplicación es amplio. Están sujetos al reglamento:
- Empresarios y profesionales en territorio de aplicación del IVA español (Península y Baleares) que tributen en España por el Impuesto sobre Sociedades o el IRPF por actividades económicas.
- Sociedades mercantiles de cualquier tamaño: grandes empresas, pymes y microempresas.
- Autónomos que realicen actividades económicas y estén obligados a emitir facturas.
- Entidades sin ánimo de lucro que realicen operaciones sujetas a IVA.
Quedan fuera del ámbito de Verifactu:
- Empresas acogidas al régimen foral (País Vasco y Navarra, que tienen su propio sistema —TicketBAI en el País Vasco—).
- Autónomos en régimen de estimación objetiva (módulos) que no estén obligados a emitir facturas completas.
- Operaciones con entidades públicas, que ya tienen obligación de factura electrónica por la Ley 25/2013.
Plazos de adaptación
Los plazos establecidos por la normativa son los siguientes:
- Proveedores de software de facturación: debían tener sus productos certificados y adaptados antes del 29 de julio de 2025.
- Grandes empresas y grupos fiscales (volumen de operaciones > 6 millones de euros): obligación de uso del sistema a partir del 1 de julio de 2025.
- Resto de empresas y autónomos: obligación a partir del 1 de enero de 2026.
Si tu empresa aún no ha adaptado su sistema de facturación, estás en incumplimiento. Las sanciones pueden ser muy significativas (ver apartado siguiente).
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de los requisitos de Verifactu está tipificado como infracción tributaria grave en la Ley General Tributaria. Las consecuencias económicas son:
- Infracción por uso de software no certificado: multa de 150.000 euros por ejercicio en que se haya producido el incumplimiento.
- Infracción por alteración de registros: multa del 2% del importe de las operaciones realizadas a través del software no conforme, con un mínimo de 1.000 euros.
- Infracción por no remitir registros a la AEAT: multa proporcional al importe de las facturas no comunicadas.
Además, el incumplimiento puede desencadenar inspecciones tributarias y comprometer la deducibilidad del IVA soportado en las facturas recibidas.
Verifactu vs. TicketBAI: ¿en qué se diferencian?
Si operas en el País Vasco o Navarra, probablemente ya conozcas TicketBAI, el sistema de facturación verificada foral. Aunque tienen objetivos similares, existen diferencias importantes:
- Ámbito territorial: TicketBAI aplica en los territorios forales; Verifactu aplica en el resto de España.
- Obligatoriedad de envío: TicketBAI exige la remisión de cada ticket/factura a la Hacienda foral en tiempo real de forma obligatoria. Verifactu admite la modalidad de conservación local sin remisión (aunque con requisitos técnicos adicionales).
- Formato técnico: TicketBAI utiliza XAdES (XML con firma electrónica); Verifactu utiliza SHA-256 + XML propio de la AEAT.
¿Cómo implementar Verifactu en tu empresa?
Hay tres escenarios principales según el tamaño y situación de tu empresa:
Opción A: Actualizar tu software actual de facturación
Si ya usas un ERP o software de gestión (SAP, Sage, Holded, Factusol, etc.), contacta con tu proveedor para confirmar que la versión actual está certificada para Verifactu. La mayoría de los proveedores de software han lanzado actualizaciones en el segundo semestre de 2025.
Verifica que el software muestra el código QR en las facturas emitidas y que tiene habilitada la opción de remisión a la AEAT (o cumple con la modalidad de conservación local con firma).
Opción B: Cambiar a un software ya certificado
Si tu software actual es antiguo, personalizado, o el proveedor no ha dado señales de actualización, lo más seguro es migrar a una solución ya certificada. Existen opciones para todos los tamaños de empresa, desde herramientas de facturación simples para autónomos hasta ERPs completos para pymes.
Opción C: Plataforma de gestión documental con Verifactu integrado
Para empresas que quieren gestionar facturas, documentos y cumplimiento Verifactu desde una sola plataforma, existen soluciones especializadas que combinan gestión documental con IA y cumplimiento Verifactu nativo. PACO Pro, desarrollado por Ainertia Capital, es una de estas soluciones: automatiza la clasificación de documentos, extrae datos con OCR inteligente y envía las facturas a la AEAT cumpliendo con la normativa Verifactu.
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Lista de verificación para la implementación
- ☑ Identificar qué software de facturación utilizas actualmente
- ☑ Contactar al proveedor y confirmar certificación Verifactu
- ☑ Solicitar las credenciales de la AEAT para remisión de registros (si aplica modalidad de remisión)
- ☑ Probar la generación del código QR en facturas de prueba
- ☑ Verificar el encadenamiento hash en los primeros registros
- ☑ Formar al personal que gestiona la facturación
- ☑ Documentar el procedimiento de backup de registros de facturación
Preguntas frecuentes sobre Verifactu
¿Tengo que enviar mis facturas a la AEAT obligatoriamente?
No necesariamente. La normativa establece dos modalidades de cumplimiento. La primera es Verifactu con remisión: envías cada registro a la AEAT en tiempo real y obtienes un código de confirmación. La segunda es conservación local con firma: no envías a la AEAT pero debes firmar electrónicamente cada registro con certificado digital. La primera es más sencilla técnicamente; la segunda requiere gestión de certificados. En la práctica, la mayoría de los software certificados implementan la modalidad de remisión por su simplicidad.
¿Afecta Verifactu a las facturas que recibo o solo a las que emito?
Verifactu afecta únicamente a las facturas que tú emites. Las facturas que recibes de tus proveedores son responsabilidad de ellos. Sin embargo, si recibes una factura sin código QR de un proveedor que debería tenerlo, eso podría ser una señal de alerta sobre el cumplimiento de ese proveedor.
¿Qué pasa con las facturas simplificadas (tickets)?
Las facturas simplificadas también están incluidas en el ámbito de Verifactu. Si tu actividad genera tickets de venta (comercio minorista, hostelería, etc.), tu TPV o software de punto de venta también debe cumplir con los requisitos.
¿Cómo sé si mi software está certificado?
La AEAT publicará un registro oficial de software certificado. También puedes solicitarle a tu proveedor la documentación de certificación. Si el software genera el código QR enlazando a la sede electrónica de la AEAT, es un indicador de conformidad.
¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica B2B?
No. Son dos marcos normativos distintos. Verifactu regula los sistemas informáticos de facturación (integridad, hash, remisión a AEAT). La factura electrónica B2B, regulada por la Ley Crea y Crece y su reglamento de desarrollo, regula el formato de las facturas intercambiadas entre empresas (obligatoriedad del formato estructurado como FacturaE o similar). Ambas normativas son compatibles y se complementan.
¿Puedo seguir usando Excel o Word para facturar?
No. A partir de las fechas de obligatoriedad, no puedes usar herramientas genéricas de ofimática (Excel, Word, Google Sheets) para emitir facturas si eres empresario o profesional obligado. Debes usar un software específicamente diseñado y certificado para Verifactu.
¿Qué ocurre con las facturas emitidas antes de la fecha de obligatoriedad?
Las facturas emitidas antes de las fechas de obligatoriedad no están afectadas por Verifactu. La obligación aplica desde la fecha de entrada en vigor para cada sujeto obligado.
Recursos y referencias oficiales
¿Tu empresa necesita adaptarse a Verifactu y buscas una solución que integre gestión documental con cumplimiento normativo? Conoce PACO Pro, la plataforma de Ainertia Capital para gestión documental inteligente con Verifactu integrado.